Ochrana osobních údajů

Společnost IREAG CZECHIA s.r.o., IČ: 09274073, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 333645, podnikající pod obchodní značkou IREAG (dále jen "Společnost"), v tomto dokumentu poskytuje svým klientům a potenciálním klientům informace o tom, jakým způsobem zpracovává jejich osobní údaje (jako správce těchto osobních údajů).

Společnost považuje za samozřejmé, že s osobními údaji bude nakládáno citlivě a vždy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen "Nařízení"), a na něj navazujícími předpisy.

V zájmu zajištění zpracování přesných a aktuální osobních údajů v souladu s Nařízením Společnost žádá své klienty, aby ji informovali, pokud dojde ke změně jejich Společností zpracovávaných osobních údajů.

1.   OSOBNÍ ÚDAJE POTENCIÁLNÍCH KLIENTŮ

Potenciálním klientem je osoba, která má zájem o poskytnutí služeb Společností, resp. které má Společnost v úmyslu nabídnout poskytnutí svých služeb, ale dosud jí služby poskytovány nejsou.

Společnost zpracovává osobní údaje potenciálních klientů následujícím způsobem.

1.1   ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Společnost zpracovává základní kontaktní údaje potenciálních klientů, zejména jméno a příjmení, bydliště, telefonní číslo, e-mailovou adresu, a dále údaje týkající se potenciálním klientem poptávaných služeb a údaje nezbytné k vytvoření nabídky služeb pro potenciálního klienta, zejména základní údaje o nemovitostech v jeho vlastnictví.

Osobní údaje Společnost získává přímo od potenciálních klientů a/nebo z veřejně dostupných zdrojů. Potenciální klienti nemají zákonnou povinnost Společnosti požadované osobní údaje poskytnout. Jejich poskytnutí je však nezbytné k poskytování služeb Společností a k jednání o něm. Pro vyloučení pochybností však Společnost uvádí, že udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely ve smyslu odst. 1.2.1 níže není nezbytné k poskytování služeb Společností a k jednání o něm.

1.2   ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ

1.2.1   Nabídka služeb (marketing)

Společnost používá osobní údaje k oslovování potenciálních klientů s nabídkou svých služeb, případně k dalším marketingovým aktivitám. Zpracování osobních údajů za tímto účelem je prováděno na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleného potenciálním klientem Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení. Souhlas se zpracováním osobních údajů za tímto účelem může být Společnosti udělen i telefonicky.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen. Pokud nebyla doba, na kterou se souhlas uděluje, výslovně stanovena, platí, že souhlas byl udělen na dobu neurčitou, resp. až do jeho odvolání.

Souhlas se zpracováním osobních údajů za tímto účelem může potenciální klient kdykoli odvolat (tzv. opt-out) a Společnost okamžitě přestane jeho osobní údaje k marketingovým aktivitám používat. Společnost v takovém případě zároveň odstraní veškeré osobní údaje potenciálního klienta ze svých databází, to však s výjimkou případů, kdy by byla oprávněna zpracovávat osobní údaje potenciálního klienta pro některý z dalších účelů uvedených níže.

1.2.2   Jednání o podmínkách poskytnutí služeb

Společnost používá osobní údaje dále za účelem jednání o podmínkách poskytnutí služeb potenciálnímu klientovi (pokud o to potenciální klient projeví zájem) a za účelem uzavření smluvního vztahu mezi Společností a potenciálním klientem, na jehož základě bude Společnost potenciálnímu klientovi poskytovat své služby. Zpracování osobních údajů za tímto účelem je nezbytné k uzavření smluvního vztahu mezi Společností a potenciálním klientem ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení. Za tímto účelem budou osobní údaje zpracovávány do uzavření smluvního vztahu a pokud uzavřen nebude, do doby, než bude zcela nepochybné, že k jeho uzavření nedojde.

1.2.3   Ochrana práv a oprávněných zájmů Společnosti

Společnost může osobní údaje použít také k ochraně svých práv a oprávněných zájmů, zejména pro případ soudních sporů a jejich předcházení, souvisejících s jednáním mezi Společností a potenciálním klientem. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po přiměřenou dobu (obvykle v řádu několika měsíců) poté, co bude zcela nepochybné, že k uzavření smluvního vztahu mezi Společností a potenciálním klientem nedojde. Pokud však jednání již dospělo do pokročilejší fáze kontraktace, kdy se již uzavření smluvního vztahu jeví jako vysoce pravděpodobné, mohou být osobní údaje za tímto účelem zpracovávány po dobu odpovídající příslušným promlčecím lhůtám, obvykle do patnácti let od počátku běhu poslední promlčecí lhůty. Běh této lhůty se staví, pokud bude vůči Společnosti uplatněno jakékoli právo související s jednáním mezi Společností a potenciálním klientem, a to až do okamžiku nabytí právní moci věcného rozhodnutí příslušného orgánu veřejné moci o uplatněném právu. Proti zpracování osobních údajů za tímto účelem lze vznést námitku dle čl. 21 Nařízení.

2.   OSOBNÍ ÚDAJE KLIENTŮ

Klientem je osoba, se kterou Společnost uzavřela smluvní vztah, na jehož základě bude Společnost klientovi poskytovat služby.

Společnost zpracovává osobní údaje klientů následujícím způsobem.

2.1   ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE 

Společnost zpracovává následující osobní údaje klientů:

  • základní kontaktní údaje, zejména jméno a příjmení, datum narození, IČO, bydliště, sídlo, telefonní číslo a e-mailovou adresu;
  • údaje nezbytné k poskytování služeb Společností, zejména údaje o nemovitostech ve vlastnictví klienta a o jeho požadavcích a preferencích;
  • fakturační údaje, zejména číslo účtu;
  • údaje nezbytné k plnění právních povinností dle příslušných právních předpisů, zejména dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "AML zákon"), například údaje z dokladu totožnosti klienta.

Osobní údaje Společnost získává přímo od klientů a/nebo z veřejně dostupných zdrojů. Klienti nemají zákonnou povinnost Společnosti požadované osobní údaje poskytnout. Jejich poskytnutí je však nezbytné k poskytování služeb Společností. Pro vyloučení pochybností však Společnost uvádí, že udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely ve smyslu odst. 2.2.2 níže není nezbytné k poskytování služeb Společností a k jednání o něm.

2.2   ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ

2.2.1   Poskytování služeb

Společnost používá osobní údaje za účelem poskytování služeb klientovi a k výkonu svých práv a povinností plynoucích ze smluvního vztahu mezi Společností a klientem, na jehož základě Společnost poskytuje služby. Zpracování osobních údajů za tímto účelem je nezbytné pro plnění tohoto smluvního vztahu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení. Za tímto účelem budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání závazků ze smluvního vztahu.

2.2.2   Nabídka služeb (marketing)

Společnost používá kontaktní údaje klientů k jejich oslovování s nabídkou svých služeb, případně k dalším marketingovým aktivitám. Zpracování osobních údajů za tímto účelem je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Pokud však klient udělil ke zpracování osobních údajů za tímto účelem výslovný souhlas (byl-li k tomu Společností vyzván), je zpracování osobních údajů za tímto účelem prováděno na základě souhlasu klienta ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání závazků ze smluvního vztahu mezi Společností a klientem a po další přiměřenou dobu po skončení závazků z tohoto smluvního vztahu (obvykle 1 rok). V případě, že osobní údaje jsou zpracovávány na základě souhlasu klienta, mohou být osobní údaje za tímto účelem zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen. Pokud nebylo doba, na kterou se souhlas uděluje, výslovně stanovena, platí, že souhlas byl udělen na dobu neurčitou, resp. až do jeho odvolání.

Proti zpracování osobních údajů za tímto účelem lze vznést námitku dle čl. 21 Nařízení, resp. odvolat souhlas (tzv. opt-out), a Společnost okamžitě přestane osobní údaje klienta k marketingovým aktivitám používat.

2.2.3   Plnění právních povinností Společnosti

Společnost používá osobní údaje dále při plnění svých povinností plynoucích z platných právních předpisů, zejména povinností vyplývajících z AML zákona (především povinnost provádět identifikaci a kontrolu klienta) a ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Zpracování osobních údajů za tímto účelem je nezbytné k plnění právních povinností Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení. Za tímto účelem budou osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytnou ke splnění právních povinností. V případě dokumentů, na které se vztahuje závazná minimální doba uložení, budou osobní údaje zpracovávány nejméně po tuto minimální dobu uložení.

2.2.4   Ochrana práv a oprávněných zájmů Společnosti

Společnost může osobní údaje použít také k ochraně svých práv a oprávněných zájmů, zejména pro případ soudních sporů a jejich předcházení, souvisejících se smluvním vztahem mezi Společností a klientem a s poskytovanými službami. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu odpovídající příslušným promlčecím lhůtám, obvykle do patnácti let od počátku běhu poslední promlčecí lhůty. Běh této lhůty se staví, pokud bude vůči Společnosti uplatněno jakékoli právo související s jednáním mezi Společností a potenciálním klientem, a to až do okamžiku nabytí právní moci věcného rozhodnutí příslušného orgánu veřejné moci o uplatněném právu. Proti zpracování osobních údajů za tímto účelem lze vznést námitku dle čl. 21 Nařízení.

2.3   OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

Pokud je to nezbytné k poskytování služeb Společností, může Společnost zpracovávat též určité informace o třetích osobách (např. osobní údaje klientovi kontaktní osoby), které klient za tímto účelem Společnosti poskytne. Společnost bude tyto osobní údaje zpracovávat za účelem, ke kterému jí byly poskytnuty (např. za účelem komunikace s klientem, v případě osobních údajů kontaktní osoby), a to po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu zpracování. Zpracování těchto osobních údajů je prováděno pro účely oprávněného zájmu Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení.

Správce žádá klienty, aby, pokud budou předávat Společnosti osobní údaje třetích osob, zajistili, že tyto osobní údaje budou Společnosti předány v souladu s Nařízením. Zejména je třeba zajistit, že dotčené třetí osoby budou v souladu s Nařízením informovány o tom, že jejich osobní údaje budou předány Společnosti, a za jakým účelem.

2.4   PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost zpracovává osobní údaje sama bez využití externích zpracovatelů osobních údajů.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny následujícím třetím osobám:

  • poskytovatelům profesionálních služeb jako advokátům a daňovým poradcům vázaným zákonnou či smluvní povinností mlčenlivosti;
  • osobám, kterým bude svědčit zákonný důvod pro přístup k osobním údajům (např. finanční úřad, orgány činné v trestním řízení či jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím);
  • dalším osobám, pokud to bude nezbytné pro ochranu práv Společnosti (např. soud).

Společnost nebude předávat osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodním organizacím.

2.5   PRÁVA KLIENTŮ A POTENCIONÁLNÍCH KLIENŮ VYPLÝVAJÍCÍ Z NAŘÍZENÍ 

Jako subjekty údajů mají potenciální klienti a klienti veškerá práva dle Nařízení, zejména:

  • právo získat od Společnosti informace o tom, zda jsou jejich osobní údaje zpracovávány či nikoliv, a pokud ano, právo na přístup k těmto osobním údajům a na další informace podle čl. 15 Nařízení;
  • právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se jich týkají, podle čl. 16 Nařízení;
  • právo na výmaz osobních údajů za podmínek stanovených v čl. 17 Nařízení, např. v případě, že tyto osobní údaje už nejsou nezbytné k účelům, za nimiž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • právo na omezení zpracování za podmínek stanovených v čl. 18 Nařízení, např. pokud klient popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů;
  • právo na získání osobních údajů, které se jich týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Společnost bránila, za podmínek stanovených v čl. 20 Nařízení;
  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů podle čl. 21 Nařízení.

Uplatnit výše uvedená práva, odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů či vznést jiný požadavek týkající se zpracování osobních údajů Společností lze prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na webových stránkách Společnosti www.ireag.cz, případně prostřednictvím zástupce Společnosti. Odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely nabídky služeb lze provést rovněž prostřednictvím e-mailové adresy Společnosti info@ireag.cz.

Kromě výše uvedených práv mají potenciální klienti a klienti právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, pokud se domnívají, že zpracováním jejich osobních údajů dochází k porušení Nařízení. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.